Datalatu Oy - Posti - Käyttöohje
Kirjautuminen
Kirjaudu palveluun osoitteessa http://posti.datalatu.fi syöttämällä kirjautumisikkunaan Dataladulta saamasi käyttäjätunnuksen ja salasanan. Jos olet unohtanut salasanasi tai kirjautumisessa on ongelmia, ota yhteys Datalatuun.
Etusivu (Koti)
Etusivullä näet viestit, jotka ovat lähetysjonossa. Kun kirjoittamasi viesti on valmis, se siirretään lähetysjonoon. Viestien lähetys lähetysjonosta tapahtuu tunneittain. Voit seurata prosessin etenemistä tältä sivulta, näet viestin tilasta, koska viesti on käsiteltävänä ja myös sen, kuinka monelle vastaanottajalle viesti on jo lähetetty. Kun viesti on prosessoitu se poistuu tältä sivulta ja näkyy jatkossa Arkistossa.
Uusi viesti / Jatka viestiä
Tällä sivulla voi luoda uuden massasähköpostin. Valittavana on tekstimuoto ja HTML-muoto. Tekstimuotoa kannattaa käyttää aina kun mahdollista. Tekstimuotoiseen viestiin ei voi lisätä mitään muotoilua, kuten kuvia tai tekstin lihavointia. Tekstimuoto kuitenkin menee huomattavasti varmemmin läpi vastaanottajan sähköpostilaatikkoon, koska sitä ei tulkita niin helposti spämmiksi. Jos kuitenkin tarvitaan tekstin muotoilua, on käytettävä HTML-muotoa.
Lähettäjä-kentästä voidaan valita, mikä lähettäjän osoite näkyy viestissä vastaanottajalla. Valittavana on oman osoitteen lisäksi yrityksen yhteisiä lähetysosoitteita, jos niitä on palveluun syötetty. Jos tälle listalle halutaan lisätä osoitteita, ota yhteys Datalatuun.
Vastaanottajia lisätäksesi klikkaa +-merkkiä. Jos palveluun on syötetty osoitelistoja, voit lisätä osoitelistan osoitteet valitsemalla haluamasi listan alasvetovalikosta ja sen jälkeen klikkaamalla >-merkkiä. Osoitelistan voi lisätä kokonaisuutena (suositeltavaa) tai myös yksittäisinä osoitteina, jolloin siitä on mahdollista poistaa osoitteita ennen lähetystä. Huom! Älä lisää yksittäisinä, jos osoitteita on paljon (yli 200).
Jos haluat lisätä osoitteen, joka ei kuulu osoitelistaan, kirjoita se oikeanpuoleiseen laatikkoon ja klikkaa sen oikealla puolella olevaa >-merkkiä. Lisätyt osoitteet näkyvät alla. Voit poistaa jo lisäämäsi osoitteen vastaanottajien joukosta klikkaamalla sitä. Järjestelmä pitää huolen siitä, ettei samaa osoitetta voi lisätä useampaan kertaan listalle.
Aihe kenttään tulee kirjoittaa viestin aihe. Liitteitä lisätäksesi klikkaa +-merkkiä. Voit valita useita liitteitä lisättäväksi samaan aikaan.
Viesti kenttään kirjoitetaan haluttu sähköpostiviesti. Jos käytössä on tekstimuoto, valittavissa ei ole muotoiluja. Jos käytössä on HTML-muoto, valittavissa on useita muotoiluja:
- Lihavointi, kursivointi ja alleviivaus.
- Tekstin rivitys vasemmalle, keskelle tai oikealle.
- Fontin koon pienentäminen ja suurentaminen.
- Värin valinta. Huom! Väri on syötettävä HTML-värikoodina.
- Linkin lisääminen ja poistaminen.
- Numeroitu tai numeroimaton lista.
- Kuvan lisääminen. Lisää kuva ensin painikkeella, sen jälkeen voit valita kuvan klikkaamalla sitä. Kun kuva on valittuna, voit muuttaa kuvan sijainnin "kellumaan" oikealle tai vasemmalle painikkeilla. Voit myös siirtää kuvan paikkaa vetämällä ja raahaamalla sitä. Kuvan skaalausta voi myös muuttaa, mutta suosittelemme kuvan koon muuttamista sopivaksi jo ennen sen lisäämistä palveluun. Kuvan voi poistaa näppäimistön delete-näppäimellä.
Jos haluat jatkaa viestin kirjoittamista myöhemmin, klikkaa "Tallenna luonnos" -painiketta. Silloin koko viesti tallennetaan palvelimelle keskeneräisenä viestinä ja voit jatkaa sitä myöhemmin. Yhdellä henkilöllä voi olla tallennettuna kerrallaan vain yksi luonnos. Luonnosta jatketaan palaamalla samalle sivulle uudestaan myöhemmin. Huom! HTML-muotoa käytettäessä viesti tallennetaan automaattisesti minuutin välein taustalla.
Tyhjennä-painike tyhjentää kaikki viestin tiedot ja poistaa mahdollisen luonnoksena tallennetun viestin palvelimelta.
"Testilähetä omaan sähköpostiin" -painike lähettää viestin omaan sähköpostiosoitteeseesi sellaisena, kuin se tulee näkymään vastaanottajilla. Tämä testaus kannattaa tehdä aina ennen lopullisen viestin lähettämistä.
"Lähetä massasähköposti" -painike lisää viestin lähetysjonoon, jonka tilaa voit seurata etusivulta.
"Vie viestipohjaksi..." -painike avaa valikon, josta voit valita korvataanko jo luotu viestipohja tällä viestipohjalla vai luodaanko uusi viestipohja. Viestipohja nimetään automaattisesti viestin aiheen mukaan. Viestipohjat näkyvät päävalikon Viestipohjat-sivulla.
Postituslistat
Postituslistat sisältävät vastaanottajien sähköpostiosoitteita. Uuden listan voi luoda kirjoittamalla sen nimen ja klikkaamalla +-painiketta, jonka jälkeen se näkyy vasemmalla. Listan voi myös poistaa ruksista. Valitse haluamasi lista klikkaamalla sen nimeä. Kun lista on valittuna, sen sisältämät sähköpostiosoitteet näkyvät oikealla. Voit lisätä uusia osoitteita kirjoittamalla osoitteen "Uusi osoite" -laatikkoon ja klikkaamalla +-painiketta, jonka jälkeen osoite lisätään valittuun listaan. Sähköpostin oikeellisuus tarkistetaan automaattisesti. Voit poistaa haluamasi osoitteen ruksista.
Voit myös lisätä osoitteita CSV- tiedostosta, näin ollen esimerkiksi yhteystietojen tuominen Outlookista onnistuu helposti. Huom! CSV-tiedostossa on oltava otsikkotiedot, sähköpostiosoitteet haetaan automaattisesti sarakkeesta "Sähköpostiosoite" tai "E-mail Address". Lisättyjen osoitteiden oikeellisuus tarkastetaan automaattisesti, myös tuplat hylätään.
Viestipohjat
Tällä sivulla näytetään kaikki tallennetut viestipohjat. Viestipohjat ovat yritykselle yhteisiä, eli jos tallennat uuden viestipohjan, samaa viestipohjaa voivat käyttää kaikki saman yrityksen henkilöt. Viestipohjan voi poistaa ruksista. Viestipohjaa voi esikatsella klikkaamalla nuoli-kuvaketta. Jos avattua viestipohjaa halutaan käyttää, klikkaa "Siirrä uuteen viestiin" - painiketta, jolloin pohja kopioidaan uuteen viestiin. Huom! Mahdollisesti luonnoksena tallennettu viesti korvataan.
Arkisto
Tällä sivulla näytetään kaikki yrityksestä lähteneet massasähköpostit, uusimmasta vanhimpaan. Voit kopioida jo lähetetyn viestin uuteen viestin kaikkine tietoineen klikkaamalla nuoli-kuvaketta samaan tapaan kuin Viestipohjissa.
Ohje luotu: 9.9.1014